Tính năng quan trọng của phần mềm quản lý khách sạn
Kiến thức lập trình

Những tính năng bắt buộc phải có trong phần mềm quản lý khách sạn

Với thời đại mà con người ta ngày càng ưa chuộng công nghệ và Internet ngày càng trở nên phổ biến, người ta cũng áp dụng nó vào việc kinh doanh ở nhiều lĩnh vực khác nhau mà nhà hàng là lĩnh vực không ngoại lệ. Đặc biệt đối với những chủ kinh doanh có mục tiêu mở rộng quy mô hay chuỗi chi nhánh nhà hàng quán ăn, việc áp dụng công nghệ, sử dụng phần mềm quản lý kinh doanh càng quan trọng hơn khi nó thay thế được con người quản lý hàng loạt các công việc khác nhau. Đó là nhờ những tính năng bắt buộc phải có trong bất cứ phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất nào đã được chúng tôi tổng hợp được thể hiện trong bài dưới đây.

Đặt món ăn tức thìTính năng đặt đồ ăn trong phần mềm quản lý khách sạn

Trong thời buổi đầy cạnh tranh giữa các nhà hàng hiện nay, người ta tạo nên sự khác biệt không chỉ ở thực đơn khác lạ, giá thành, quảng cáo rộng rãi mà còn nằm ở chất lượng phục vụ khách hàng. Trong đó, quy trình order món ăn là một trong những yếu tố khiến nhiều quán ăn nhà hàng mất điểm khi không thể quản lý xuể số lượng gọi món khổng lồ cũng như sai thông tin đặt món. Do đó, phần mềm quản lý khách sạn kết hợp với ứng dụng quản lý quán cà phê với tính năng order trên thiết bị thông mình sẽ giúp hạn chế những sai sót, tối ưu hóa thời gian giữa bộ phận đặt món, oder cà phê và góp phần đẩy nhanh việc thanh toán bằng cách kết nối tất cả lại với nhau. Nhân viên phục vụ nhà hàng không còn phải vất vả chạy đi chạy lại giữa quầy bếp, quầy thu ngân và bàn khách hàng, nhờ đó họ có thể tập trung phục vụ khách tốt hơn. Với ipad/ smartphone, mọi thông tin về món ăn hay thức uống, giá tiền, hình ảnh minh họa đều có đầy đủ, giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn hơn. Phần yêu cầu món của khách sẽ được tự động gửi đến khu vực bếp. Đồng thời, nhân viên thu ngân cũng sẽ dễ dàng thanh toán chính xác nhờ dữ liệu thông tin gọi món ăn mà khách đã chọn thông qua phần mềm.

Quản lý tài chính

Bên cạnh quy trình gọi món ăn, thì một trong những quy trình dễ mắc phải sai sót nhất đó chính là quy trình thanh toán, xuất hóa đơn cho khách hàng hay cũng như là việc quản lý thu chi, ngân sách của nhà hàng. Những gì liên quan đến tiền bạc thường khiến nhân viên lo lắng, dễ mắc phải sai sót nhất là khi phải gánh áp lực quản lý nhà hàng có quy mô lớn hay nhiều chuỗi nhà hàng khác nhau.

Nếu sử dụng phần mềm quản lý khách sạn nhà hàng tốt nhất, bạn có thể rút ngắn quy trình thanh toán một cách đáng kể nhờ thông tin đã được lưu trữ sẵn khi khách gọi món, đồng thời xuất hóa đơn cho khách hàng một cách dễ dàng. Bên cạnh đó, phần mềm sẽ tự động thống kê, tính toán và tổng kết các khoản thu vào (doanh thu quán) và chi phí cần chi (tiền nguyên liệu, điện nước, tiền lương nhân viên, chi phí phát sinh cho bất kỳ việc nào đó….) để cuối cùng tổng kết lãi lỗ cho chủ nhà hàng. Mọi thao tác này được thực hiện vô cùng dễ dàng và nhanh chóng chỉ với vài thao tác đơn giản, thay vì phải dùng con người và công cụ Excel lỗi thời để tính toán.

Quản lý nguyên vật liệuTính năng quản lý nguyên liệu phần mềm quản lý nhà hàng khách sạn

Quản lý nguyên vật liệu là một trong những vấn đề đau đầu nhất bởi nguyên vật liệu dùng để chế biến món ăn có ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động kinh doanh tại nhà hàng, không có nó thì nhà hàng không thể hoạt động. Việc quản lý nguyên vật liệu yêu cầu rất nhiều công việc khác nhau, từ việc chọn nguồn cung nguyên vật liệu, nhập kho số lượng, xuất kho, theo dõi và bảo quản nguyên vật liệu, phân loại các nguyên vật liệu thành các thành phần khác nhau (thịt, rau, hải sản, gia vị,….).

Ngoài ra người quản lý nhà hàng còn phải biết định lượng nguyên liệu để làm ra mỗi món ăn, mỗi cốc thức uống để ước lượng thời gian bổ sung nguồn nguyên vật liệu cần thiết cũng như có thể xoay sở nếu phát sinh về nhu cầu sử dụng.

Lập trình ứng dụng quản lý nhà hàng miễn phí sẽ hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý kho hàng và chủ động trong công tác nhập hàng, dựa trên số lượng nhập vào đầu tháng; số lượng món ăn – thức uống bán ra trong tháng và số lượng nguyên liệu còn lại, đồng thời giảm thiểu vấn đề thất thoát về nguyên liệu. Bên cạnh đó phần mềm khách sạn sẽ giúp bạn nắm rõ thời hạn sử dụng của nguyên liệu để đảm bảo vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm cho nhà hàng.

Quản lý khách hàngphần mềm quản lý khách hàng

Nếu như bạn chỉ đơn thuần kinh doanh một quán ăn nhỏ, bản thân bạn có thể nhớ được hầu hết các vị khách quen của nhà hàng. Nhưng đó là chuyện không hề đơn giản nếu bạn đang sở hữu chuỗi nhà hàng có quy mô lớn, bạn phải suy nghĩ làm sao để giữ chân khách cũ, thu hút khách mới, tăng mức độ “truyền miệng” thông qua các dịch vụ khách hàng. Hệ thống quản lý khách sạn sẽ cho phép bạn phân loại và quản lý khách hàng theo nhiều tiêu chí như họ tên, ngày tháng năm sinh, số lần ăn tại nhà hàng, số điểm tích lũy… qua đó nhà hàng có thể chạy các chiến dịch quảng bá sản phẩm đến đúng các đối tượng và có những chương trình khách hàng thân thiết phù hợp. Nâng cao hơn, nó còn có thể cung cấp hệ thống mã khách hàng được sử dụng để làm thẻ thành viên, dùng để dễ dàng tích lũy, quy đổi điểm số hay đánh dấu hạng khách hàng (Silver, Gold hay Platinum…). Đặc biệt với các chương trình khuyến mãi, phần mềm có thể chạy nhiều chiến dịch cùng một thời điểm đến các đối tượng đã định sẵn.

Quản lý nhân sự

Bạn mở một chuỗi nhà hàng để kinh doanh, mỗi nhà hàng sẽ bao gồm từ 10-20 nhân viên (bao gồm đầu bếp, nhân viên phục vụ, thu ngân, nhân viên quét dọn, quản lý nhà hàng…). Cứ như thế số lượng nhân viên sẽ tỷ lệ thuận theo quy mô và số lượng chuỗi kinh doanh mà bạn mở rộng. Vậy làm cách nào để bạn có thể quản lý tất cả? Mọi thông tin, họ tên, địa chỉ, điện thoại, thời gian làm việc, chức vụ … đều được lưu trữ và sắp xếp trong phần mềm, kết nối dễ dàng với máy chấm công để giúp bạn dễ dàng tạo lịch làm việc cho nhân viên, quản lý theo ca, số ngày nghỉ phép, số ngày tăng ca… và cuối tháng hoặc cuối năm sẽ tổng kết tiền lương thưởng. Bạn cũng dễ dàng tạo ra mức KPI để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên trong nhà hàng. Chẳng hạn nếu nhân viên đó trong tháng đi muộn, bị khách hàng phàn nàn… hệ thống sẽ ghi nhận và trừ điểm năng lực, và ngược lại sẽ cộng điểm khi nhân viên đó có những thể hiện nổi trội, làm việc chuyên cần, không nghỉ ngày phép nào.

Xuất báo cáo

Bất cứ phần mềm quản lý nhà hàng chuyên nghiệp nào đều phải có chức năng báo cáo tình hình kinh doanh theo từng giai đoạn (từng tháng, quý hay năm) để bạn có thể nắm được tiến triển kinh doanh theo thời gian và có phương án điều chỉnh phù hợp. Những báo cáo này có thể xuất dưới nhiều định dạng khác nhau (Excel, PDF…), theo nhiều dữ liệu (doanh thu, lợi nhuận, chi phí…) hoặc tổng kết tất cả, đặc biệt thường chỉ phân quyền xuất báo cáo cho quản lý nhà hàng hoặc chủ nhà hàng. Ngoài ra, độ bảo mật thông tin cao của phần mềm cũng cho phép bạn an tâm khi không bị lộ ra tình hình kinh doanh, kế hoạch hoạt động của nhà hàng. Hơn hết, bạn có thể xuất báo cáo hay thậm chí làm các thao tác quản lý nhà hàng trên phần mềm mọi lúc mọi nơi. Nhiều phần mềm còn có sẵn ứng dụng trên tablet hoặc smartphone để đảm bảo dù bạn có đi du lịch xa, bạn vẫn nắm rõ tình hình kinh doanh của nhà hàng và có những can thiệp kịp lúc.

Những tính năng chính trên đây là những ưu điểm khiến phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất là công cụ cần thiết cho các chủ kinh doanh, giúp họ vận hành cơ sở kinh doanh của mình tốt hơn. Hy vọng bạn sẽ có thêm nhiều thông tin hữu ích từ bài chia sẻ trên hoặc có thể bạn cũng có thể yên tâm với sự giúp sức của các nhà thiết kế website khách sạn chuyên nghiệp. Họ sẽ giúp bạn thiết kế phần mềm đầy đủ những tính năng thiết yếu với các chức năng theo ý muốn của bạn.

Xem thêm: Kinh nghiệm thiết kế web – phần mềm thiết yếu, Top 5 công ty thiết kế phần mềm tốt nhất 2020