Vì sao sổ sách kho luôn lệch với thực tế?
Đội ngũ chúng tôi nghe chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ nhắc chuyện kho hàng rất nhiều lần. Sổ ghi một đằng, hàng trên kệ lại một nẻo. Đến cuối tháng kiểm kê, ai cũng biết có chênh lệch. Nhưng khi dò lại từng dòng số liệu thì cả nhóm đều mệt.
Có lần, một đơn hàng đã xác nhận với khách. Đến lúc đóng gói mới phát hiện thiếu hàng, vì con số trên giấy không khớp với kệ. Chuyện này không hiếm. Và nó làm mất uy tín rất nhanh, nhất là với khách quen.
Nguyên nhân thường không nằm ở việc nhân viên lười hay thiếu trách nhiệm. Vấn đề nằm ở cách quản lý thủ công: ghi tay, nhập Excel, hoặc dựa vào trí nhớ. Khi kho có vài trăm mã hàng, nhớ chính xác số lượng từng loại gần như là không thể. Sai sót vì thế chỉ là chuyện sớm muộn.
Nhiều người cho rằng phần mềm quản trị kho là thứ xa xỉ, chỉ dành cho tập đoàn lớn. Thực tế thì ngược lại. Doanh nghiệp vừa và nhỏ mới là nhóm cần nó nhất. Họ ít nguồn lực để gánh hậu quả của một lần sai sót, nên mỗi đồng thất thoát đều đau hơn. Một giải pháp phần mềm quản trị kho tích hợp mã vạch với chi phí hợp lý có thể xử lý phần lớn những đau đầu này.
Hãy hình dung việc nhập và xuất kho chỉ cần một chiếc máy quét cầm tay. Quét mã, hệ thống tự cập nhật số lượng. Không cần gõ phím, không cần nhớ số liệu. Nghe đơn giản đúng không? Để hiểu rõ vì sao nên dùng và nên chọn loại nào, chúng ta cùng đi sâu vào từng khía cạnh dưới đây.
Vì sao nên dùng phần mềm quản trị kho tích hợp mã vạch
Trước khi bàn về tính năng, chúng tôi muốn kể một trường hợp đội ngũ từng đồng hành. Đó là một khách hàng phân phối thực phẩm khô cho các cửa hàng tạp hóa. Họ có khoảng 400 mặt hàng, ba nhân viên kho và một cuốn sổ A4 làm công cụ chính.
Mỗi lần xuất hàng, nhân viên tự đếm, tự ghi, cuối ngày mới nhập lại vào Excel. Thiếu hàng, thừa hàng xảy ra liên tục. Có tháng thất thoát cả chục triệu đồng mà họ không biết nguyên nhân nằm ở đâu.
Sau khi chuyển sang phần mềm có tích hợp mã vạch, tình hình thay đổi rõ rệt. Nhân viên chỉ cần quét mã sản phẩm khi nhập hoặc xuất, hệ thống tự trừ số lượng trong kho. Phần lớn lỗi do ghi chép tay biến mất. Kiểm kê cuối tháng giờ chỉ mất vài tiếng thay vì cả ngày. Đó là giá trị thực tế mà công nghệ mang lại.
Cập nhật tồn kho nhanh và chính xác
Dùng mã vạch thì tốc độ xử lý nhanh hơn hẳn so với gõ tay. Một thao tác quét chỉ mất chưa tới một giây. Trong khi gõ mã hàng và số lượng có thể mất mười đến mười lăm giây.
Nhân với hàng trăm dòng đơn mỗi ngày, thời gian tiết kiệm được rất đáng kể. Bạn sẽ thấy rõ điều này ngay trong tuần đầu tiên. Quỹ thời gian đó có thể dùng để sắp xếp lại kệ hoặc kiểm tra hàng hư hỏng.
Quan trọng hơn là độ chính xác. Mã vạch được in theo chuẩn nên máy quét đọc gần như không sai. Không còn chuyện nhìn nhầm số 1 thành số 7, hay gõ thiếu một chữ số. Nhờ vậy số liệu tồn kho luôn bám sát thực tế, và việc lên kế hoạch nhập hàng hay chạy khuyến mãi cũng chủ động hơn nhiều.
Giảm sai sót khi nhập liệu thủ công
Con người làm thủ công thì khó tránh sai sót. Mệt mỏi, phân tâm, gõ nhầm là chuyện thường ngày. Máy quét thì không mệt và không phân tâm. Đây là lý do chúng tôi hay khuyên doanh nghiệp đầu tư sớm, thay vì đợi đến khi thất thoát lớn mới bắt đầu tính toán.
Một tính năng nhiều người bỏ qua là cảnh báo tồn kho tối thiểu. Bạn đặt ngưỡng cho từng mặt hàng, chẳng hạn dưới 50 hộp thì hệ thống tự báo. Nhờ đó bạn biết lúc nào cần nhập thêm mà không phải đoán. Cách này giúp tránh tình trạng hết hàng giữa chừng, làm mất đơn và ảnh hưởng uy tín với khách.
Cách chọn phần mềm quản trị kho tích hợp mã vạch phù hợp
Thị trường hiện có khá nhiều lựa chọn, từ bản miễn phí đến gói trả phí vài chục triệu đồng. Chọn sai thì vừa tốn tiền vừa không giải quyết được vấn đề. Dưới đây là những tiêu chí chúng tôi thường dùng khi tư vấn cho doanh nghiệp nhỏ.
Trước hết, hãy xác định nhu cầu thật. Bạn chỉ cần quản lý số lượng đơn giản, hay còn cần theo dõi theo lô và hạn sử dụng? Với thực phẩm hoặc dược phẩm, theo dõi hạn sử dụng là bắt buộc. Với hàng điện tử thì có thể không cần. Hãy liệt kê những vấn đề đang gặp, rồi tìm phần mềm giải quyết đúng những vấn đề đó.
Tương thích với thiết bị quét mã vạch
Thiết bị quét thường có hai loại: máy quét cầm tay chuyên dụng và điện thoại thông minh. Máy chuyên dụng có giá từ khoảng nửa triệu đến vài triệu đồng, bền và quét nhanh. Điện thoại tiết kiệm chi phí hơn, nhưng thao tác liên tục nhiều giờ sẽ mỏi tay và chậm hơn.
Phần mềm bạn chọn phải tương thích với thiết bị đang dùng hoặc dự định mua. Có phần mềm chỉ chạy trên máy tính bàn, không có ứng dụng di động. Nếu nhân viên kho phải đi lại nhiều, nên ưu tiên bản có app. Đừng ngại hỏi kỹ nhà cung cấp trước khi quyết định, vì đổi phần mềm giữa chừng luôn tốn kém hơn.
Ngoài ra, hãy kiểm tra phần mềm có hỗ trợ máy quét Bluetooth không. Loại này kết nối không dây với máy tính hoặc điện thoại, giúp nhân viên thoải mái di chuyển trong kho. Với kho có diện tích lớn, đây là điểm cộng đáng kể.
Báo cáo và cảnh báo tồn kho
Một phần mềm tốt không chỉ ghi nhận nhập xuất mà còn cho bạn cái nhìn tổng thể về kho. Báo cáo nên thể hiện tồn kho hiện tại, hàng sắp hết, hàng tồn lâu và giá trị tồn kho. Dựa vào đó bạn quyết định nhập thêm hay xả hàng chậm bán một cách hợp lý, thay vì cảm tính.
Cảnh báo tồn kho tối thiểu cũng rất đáng cân nhắc. Khi số lượng xuống dưới ngưỡng đã đặt, hệ thống tự gửi thông báo qua email hoặc hiện trên màn hình. Với quy mô vừa và nhỏ, chỉ cần cảnh báo kịp thời là đã đủ dùng.
Một lưu ý nhỏ: đừng chọn phần mềm quá phức tạp với hàng trăm tính năng mà bạn không bao giờ dùng tới. Hệ thống rối rắm khiến nhân viên ngại thao tác, và cuối cùng lại quay về cách ghi sổ cũ. Hãy ưu tiên sự đơn giản, dễ học, đủ đáp ứng quy mô hiện tại, rồi mở rộng dần khi công việc phát triển.
Kết luận
Chọn đúng phần mềm giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ quản lý kho chính xác hơn và tiết kiệm thời gian vận hành. Chi phí bỏ ra thường được bù lại nhanh nhờ giảm thất thoát và tăng năng suất.
Nếu muốn nhìn tổng thể hơn về hệ thống quản lý, bạn có thể tham khảo thêm lý do doanh nghiệp nên dùng phần mềm quản trị ERP, nơi bạn sẽ thấy quản lý kho nằm ở đâu trong bức tranh lớn hơn. Nếu đang cân nhắc hạ tầng website bán hàng online, bạn cũng có thể đọc bài so sánh tự làm hay thuê thiết kế website cho doanh nghiệp để có thêm góc nhìn.
Đội ngũ chúng tôi tin rằng với công nghệ hỗ trợ, quản lý kho sẽ không còn là nỗi ám ảnh mỗi cuối tháng. Bạn có thể bắt đầu từ những bước nhỏ: khảo sát nhu cầu, dùng thử vài phần mềm, rồi mở rộng dần. Khi số liệu đã khớp với thực tế, việc vận hành sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều.
